Benutzungsordnung für das Stadtarchiv Neuss vom 16. Dezember 1994

(in der Fassung der Änderungssatzung vom 16. November 2012)

Aufgrund des § 7 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV. NRW. S. 666), zuletzt geändert durch Gesetze vom 18. September 2012 (GV. NRW. S. 432, 436), sowie aufgrund der §§ 4 und 6 des Kommunalabgabengesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 21. Oktober 1969 (GV. NRW. S. 712), zuletzt geändert durch Gesetz vom 13. Dezember 2011 (GV. NRW. S. 687), und aufgrund des §　10 des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz Nordrhein-Westfalen - ArchivG NRW) vom 16. Mai 1989 (GV. NRW. S. 302), zuletzt geändert durch Gesetz vom 16. März 2010 (GV. NRW. S. 188), hat der Rat der Stadt Neuss in der Sitzung vom 16. November 2012 folgende Satzung beschlossen:

§ 1 Allgemeines

(1) Die Stadt Neuss unterhält ein Stadtarchiv.

(2) Das Stadtarchiv hat die Aufgabe, alle in der Verwaltung der Stadt Neuss angefallenen Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt werden, auf ihre Archivwürdigkeit hin zu bewerten und solche von bleibendem Wert zu übernehmen, zu verwahren, zu erhalten, zu erschließen und allgemein nutzbar zu machen. Es sammelt die für die Geschichte und Gegenwart der Stadt Neuss bedeutsamen Unterlagen. Es unterhält eine Dienstbibliothek. Es kann nichtamtliches Archiv- und Sammlungsgut aufnehmen.

(3) Das Stadtarchiv fördert die Erforschung und die Kenntnis der Stadtgeschichte.

§ 2 Benutzungsrecht

Das verwahrte Archivgut steht jedem zur Verfügung, soweit gesetzliche Bestimmungen, Regelungen der Stadt Neuss oder diese Benutzungsordnung dem nicht entgegenstehen.

§ 3 Benutzungsarten

(1) Die Benutzung kann erfolgen durch persönliche Einsichtnahme, durch schriftliche Anfrage, durch Anforderungen von Reproduktionen, durch Versendung von Archivgut zur Einsichtnahme an einem anderen Ort oder durch Ausleihe von Archivgut zu Ausstellungszwecken.

(2) Über die Benutzungsart entscheidet die Archivleitung nach fachlichen Gesichtspunkten.

§ 4 Benutzungsantrag und Benutzungsgenehmigung

(1) Die Benutzung des Stadtarchivs setzt eine Benutzungsgenehmigung voraus.

(2) Der Antrag auf Benutzungsgenehmigung ist schriftlich an das Stadtarchiv zu richten. Dabei sind Angaben zur Person zu machen, der Benutzungszweck sowie der Gegenstand der Nachforschungen möglichst genau anzugeben. Bei persönlicher Einsichtnahme ist ein Vordruck zu verwenden. Auf diesem Vordruck ist die Benutzungsordnung durch Unterschrift anzuerkennen.

(3) Auf Verlangen hat sich die Benutzerin oder der Benutzer auszuweisen.

(4) Für jeden Gegenstand der Nachforschungen und für jeden Benutzungszweck ist ein gesonderter schriftlicher Antrag zu stellen.

(5) Über den Benutzungsantrag entscheidet die Archivleitung.

(6) Die Benutzungsgenehmigung kann unter Bedingungen und/oder mit Auflagen erteilt werden.

(7) Die Benutzungsgenehmigung kann über die in § 6 Abs. 2 Archivgesetz Nordrhein-Westfalen hinaus genannten Gründe eingeschränkt oder versagt werden, wenn

a) die Benutzerin oder der Benutzer bei früherer Nutzung gegen die Benutzungsordnung verstoßen oder Benutzungsbedingungen oder -auflagen nicht eingehalten hat,

b) der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet oder ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde,

c) der Ordnungszustand des Archivguts oder Vereinbarungen mit Eigentümern von Archivgut dies erfordern,

d) Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger amtlicher oder anderweitiger Nutzung nicht verfügbar ist,

e) der mit der Nutzung verfolgte Zweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder Veröffentlichungen oder Reproduktionen erreicht werden kann.

Gründe für die Versagung der Benutzungsgenehmigung werden – auf Wunsch schriftlich – mitgeteilt.

(8) Die Benutzungsgenehmigung kann widerrufen werden, wenn

a) die Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,

b) nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung oder Einschränkung geführt hätten,

c) die Benutzerin oder der Benutzer gegen die Benutzungsordnung oder ergänzende Bestimmungen des Stadtarchivs (§ 20) verstößt,

d) Benutzungsbedingungen oder -auflagen nicht eingehalten werden,

e) die Benutzerin oder der Benutzer das Urheber- und Persönlichkeitsrecht oder andere schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.

§ 5 Benutzung von Archivgut

(1) Die Nutzung des Archivguts richtet sich nach den Bestimmungen des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen und des Bundesarchivgesetzes. Archivgut kann, sofern es nicht anders geregelt ist, frühestens 30 Jahre nach der Entstehung benutzt werden.

(2) Archivgut, das einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder besonderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterlag, darf erst 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen benutzt werden. Für die Nutzung von Archivgut, das Rechtsvorschriften des Bundes über die Geheimhaltung unterliegt, gelten die Bestimmungen des § 2 Abs. 4 Satz 2 und des § 5 Abs. 1 bis 7 und 9 Bundesarchivgesetz.

(3) Die Verkürzung der in § 10 Abs. 5 i. V. m. § 7 Abs. 1 Archivgesetz Nordrhein-Westfalen festgelegten Sperrfristen bedarf, sofern keine anderen Zuständigkeiten festgelegt sind, einer Ausnahmegenehmigung durch die Bürgermeisterin bzw. den Bürgermeister. Entsprechende Anträge sind mit genauer Bezeichnung des Themas der Arbeit, detaillierter Angabe des in Frage kommenden Archivguts und ausführlicher Begründung schriftlich über das Stadtarchiv an die Bürgermeisterin bzw. den Bürgermeister zu richten.

(4) Verschlusssachen dürfen nur mit Zustimmung der abliefernden Stelle benutzt werden.

(5) Anstelle von originalem Archivgut können, sofern dies aus konservatorischen Gründen notwendig ist, Reproduktionen vorgelegt werden. Die Entscheidung hierüber trifft die Archivleitung.

(6) Findmittel zu Archivgut, dessen Sperrfristen noch nicht abgelaufen sind, dürfen vor Ablauf dieser Sperrfristen nur mit Genehmigung der Archivleitung benutzt werden.

(7) Die Sperrfristen gelten nicht für Archivalien, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren.

(8) Rechtsansprüche Betroffener auf Auskunft, Einsicht, Gegendarstellung, Anonymisierung, Berichtigung, Sperrung oder Löschung nach den §§ 5 und 6 Archivgesetz Nordrhein-Westfalen bleiben von den Regelungen dieser Benutzungsordnung unberührt.

§ 6 Benutzung privaten Archivgutes

Für die Benutzung von Archivgut privater Herkunft, das im Stadtarchiv verwahrt wird, gilt § 5 entsprechend, soweit mit den Eigentümerinnen oder Eigentümern der Archivalien keine anderen Vereinbarungen getroffen sind.

§ 7 Rechte Dritter

(1) Die Benutzerin oder der Benutzer hat bei der Verwertung der aus Archivgut gewonnenen Erkenntnisse das Urheber- und Persönlichkeitsrecht, insbesondere das Datenschutzrecht und andere schutzwürdige Belange Dritter, zu wahren. Auf Verlangen ist darüber eine schriftliche Erklärung abzugeben. Verletzungen dieser Rechte und Belange sind Berechtigten gegenüber selbst zu vertreten.

(2) Die Genehmigung zur Benutzung und Veröffentlichung von Archivgut, in dem Rechte und schutzwürdige Belange von Personen berührt werden, kann von einer durch die Benutzerin oder den Benutzer beizubringenden Zustimmung Betroffener oder ihrer Rechtsnachfolger abhängig gemacht werden.

§ 8 Amtliche Benutzung

(1) Städtische Ämter und Einrichtungen sowie Behörden und sonstige öffentlich-rechtliche Stellen haben das Recht, das von ihnen selbst, von ihren Rechts- oder Funktionsvorgängern oder von ihnen nachgeordneten Stellen abgegebene Archivgut jederzeit zu benutzen. Satz 1 gilt jedoch nicht für personenbezogene Unterlagen und Daten, die aufgrund einer Rechtsvorschrift hätten gesperrt oder vernichtet bzw. gelöscht werden müssen. In diesen Fällen besteht das Nutzungsrecht nur nach Maßgabe des § 7 Archivgesetz Nordrhein-Westfalen, jedoch nicht zu den Zwecken, zu denen die personenbezogenen Unterlagen und Daten hergestellt bzw. gespeichert worden sind.

(2) Gerichte und Staatsanwaltschaften in der Bundesrepublik Deutschland haben das Recht jederzeitiger Nutzung allen Archivguts, das als städtisches Eigentum im Stadtarchiv verwahrt wird, soweit nicht gesetzliche Bestimmungen oder vertragliche Vereinbarungen entgegenstehen.

(3) Sonstige amtliche Nutzung von Archivgut amtlicher Herkunft, bei dem die Sperrfristen noch nicht abgelaufen sind oder das Benutzungsbeschränkungen unterliegt, darf nur im Einvernehmen mit der Behörde gestattet werden, aus deren Geschäftsbereich das Archivgut stammt. Nutzungsrechte, die bereits vor Ablieferung von Unterlagen an das Stadtarchiv bestanden haben, bleiben unberührt.

§ 9 Gebühren und Auslagen

Die Erhebung von Gebühren und Auslagen richtet sich nach der Satzung der Stadt Neuss für die Gebühren bestimmter Nutzungen des Stadtarchivs.

§ 10 Belegexemplare

(1) Werden Arbeiten unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Stadtarchivs verfasst, sind die Benutzer verpflichtet, dem Stadtarchiv kostenlos und unaufgefordert ein Belegexemplar zu überlassen. Dies gilt auch für Manuskripte.

(2) Beruht die Arbeit nur zum Teil auf Archivgut des Stadtarchivs, so hat die Benutzerin oder der Benutzer die Drucklegung mit den genauen bibliographischen Angaben anzuzeigen und kostenlos Kopien der entsprechenden Seiten zur Verfügung zu stellen.

§ 11 Benutzung der Bibliothek

Die Dienstbibliothek des Stadtarchivs ist eine Präsenzbibliothek und darf innerhalb des Stadtarchivs benutzt werden.

§ 12 Auswärtige Benutzung

(1) In besonders begründeten Fällen können Archivalien auf Kosten der Benutzer zur Einsichtnahme an andere hauptamtlich geleitete Archive ausgeliehen werden. Die Leihfrist soll vier Wochen nicht überschreiten.

(2) Für die Benutzung von Archivalien, die von anderen Archiven oder Instituten übersandt werden, gelten die gleichen Bedingungen wie für die Archivalien der Stadt Neuss, sofern die übersendende Stelle nicht anderslautende Auflagen macht.

(3) Die Kosten der Versendung und anfallende Entgelte trägt die Benutzerin oder der Benutzer.

§ 13 Benutzung von technischen Hilfsmitteln

(1) Die Verwendung technischer Hilfsmittel ist nur im Zusammenhang mit der Benutzung von Archivgut, nicht aber zu Reproduktionen oder Ablichtungen gestattet. Sie darf nicht zur Störung anderer Personen führen.

(2) Archiveigene Geräte (z. B. Mikrofilmlesegeräte, Benutzer-PC) stehen, soweit der Dienstbetrieb dies zulässt, für Recherchen in den Beständen des Stadtarchivs zur Verfügung. Ein Anspruch auf ihre Benutzung besteht nicht.

§ 14 Anfertigung von Reproduktionen

(1) Ablichtungen und Reproduktionen dürfen nur durch das Archivpersonal in begrenztem Umfang auf Kosten der Benutzerin oder des Benutzers durchgeführt werden, wenn sich das Archivgut dazu eignet, der personelle und technische Aufwand vertretbar sind und rechtliche oder konservatorische Gründe der Ablichtung nicht entgegenstehen. Über die Eignung der Archivalien für das Kopierverfahren entscheidet die Archivleitung.

(2) Die Wiedergabe von Archivalien - insbesondere in Veröffentlichungen - ist nur auf schriftlichen Antrag der Benutzerin oder des Benutzers und besondere Erlaubnis der Archivleitung unter Angabe des Stadtarchivs und der genauen Quelle zulässig. Insbesondere die Verwertung von Archivgut zu gewerblichen Zwecken ist gebührenpflichtig.

§ 15 Beratung

(1) Zur Beratung steht während der Öffnungszeiten des Benutzersaals Archivpersonal zur Verfügung.

(2) Die Beratung erstreckt sich auf Hinweise auf die einschlägigen Archivalien und die Literatur sowie auf die Vorlage der Findmittel.

(3) Ein Anspruch auf Hilfe beim Lesen oder in der Auswertung der Archivalien besteht nicht.

§ 16 Schriftliche Auskünfte

(1) Bei schriftlichen Anfragen sind Zweck und Gegenstand der Anfrage genau anzugeben.

(2) Schriftliche Auskünfte, die über Hinweise zu Art, Umfang, Zustand und Benutzbarkeit des Archivguts hinausgehen, sind gebührenpflichtig.

(3) Ein Anspruch auf Auskünfte, die einen unverhältnismäßig hohen Arbeitsaufwand erfordern, besteht nicht.

§ 17 Ausleihe von Archivalien

(1) Die Ausleihe von Archivalien zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere für Ausstellungen, ist unter bestimmten Bedingungen und Auflagen möglich.

(2) Über die Ausleihe ist zwischen dem Stadtarchiv und der Entleiherin bzw. dem Entleiher ein Leihvertrag abzuschließen.

§ 18 Haftung des Benutzers

Benutzer haften für alle durch sie verursachten Beschädigungen, Veränderungen oder Verluste.

§ 19 Hausordnung

(1) Archivalien, Findmittel und Bücher dürfen nur in den dafür bestimmten Räumen des Stadtarchivs während der Öffnungszeiten benutzt werden. Die Anzahl der gleichzeitig vorzulegenden Archivalien ist begrenzt.

(2) Das vorgelegte Archivgut ist mit größtmöglicher Sorgfalt zu behandeln. Verboten sind das Verändern (z. B. Vermerke, Striche), Beschädigen (z. B. Benutzen als Schreibunterlage, Durchpausen) und Beschmutzen (z. B. durch Anfeuchten der Finger beim Umblättern) von Archivgut und Büchern, das Entfernen von Einzelstücken (z. B. Blätter, Siegel, Marken, Zeichnungen), das Auflösen der inneren Ordnung und jede andere unsachgemäße Behandlung des Archivguts.

(3) Der Benutzersaal darf nicht mit Mänteln, Taschen, Mappen o. ä. großen Behältern betreten werden. Eine Garderobe und Schließfächer stehen zur Verfügung. Für Kleidung und Wertgegenstände haftet das Stadtarchiv nicht.

(4) Es ist alles zu unterlassen, was den Dienstbetrieb stört, andere Personen belästigt oder das Archivgut gefährdet. Störendes und geräuschvolles Verhalten (lautes Sprechen, Essen, Trinken, Rauchen usw.) sind im Benutzersaal untersagt.

(5) Die Archivleitung hat das Hausrecht. Die Anweisungen des Aufsichtspersonals sind zu befolgen.

§ 20 Ergänzende Bestimmungen

Die Archivleitung kann über diese Benutzungsordnung hinausgehende Bestimmungen treffen.

§ 21 Inkrafttreten

Diese Benutzungsordnung tritt am 1. Januar 2013 in Kraft.